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DAY 28
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[IT營運心法]系列 第 28

[IT營運心法]-27.專案執行-成本控制

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專案進行的過程,需求可能會不斷的發散,這時候專案經理應該要做的是將專案導向既定的方向,評估需求對專案的影響層面以及是否應該納入專案的範圍。
專案需求的發散,表示使用者有認真在看待專案,並期待專案可以解決他面臨的諸多問題。但是對於掌控的人來說,這其實是夢靨!需求的發散,代表著您無法掌握專案的結果,另一個層面就是您需要額外付出當初所未考慮進來的成本,而專案的時程也會因此而受到影響,您得重新檢視專案的時程,可能得重新規劃,這是我們所不樂見的。

所以除了讓專案要能照計畫、進度進行之外,專案執行過程的成本,也必須要清楚的掌握。

一件事情本來就有多方面的考量,使用者的意見,絕對是我們要尊重且認真看待的。但是為了不影響系統既定的方向,溝通協調是必定要進行的,也就是瞭解使用者的需求是否會影響到系統的上線,如果這個需求/功能在上線時沒有 Ready,那麼可能會影響到業務流程的正常運作,那麼確實得考慮進來,但是在同一個 pool 底下,新增進來的需求一定會有排擠效應,您原來訂定的優先順序,可能就會因此必須做局部的調整,將優先順序再重新順過一遍,也讓使用者瞭解這樣可能造成的影響,也許使用者會摒棄成見想出另外的解決方式。

所以我們需要有一份專案需求變更排定優先順序的管控表,來協助我們進行需求的管理。

同時,ERP不單只是獨立的運作而已,外部系統的連結深度,也關係著您整體開發成本的花費,所以也必須將外部系統需要變更的項目一一列出,排定時程處理,這部份的隱藏成本,也許沒有立即的成本支出,但他還是會耗掉您團隊的資源。

將上線前必須 Ready 的功能列為 Must Have,並將時程定為上機模擬前必須完成的項目,其他不影響上線的功能,就列在上線之後再排定時間進行。

掌握了哪些功能必須在上線之前完成,我們就必須衡量,哪些事該由廠商進行客製,哪些要自行處理或採取替代措施。這部份在顧問進行完差異分析之後,就必須討論出一個輪廓,並逐一與使用者開會討論達成共識;如果預算超出當初所估計的客製費用(由顧問客製團隊評估客製功能開發所需時數,以工時換算得來),那麼就必須要呈報委員會進行預算追加,並且說明緣由,千萬不要自行決定,這可是會壞事的。

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2 則留言

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海綿寶寶
iT邦大神 1 級 ‧ 2011-10-28 10:12:40

有求必應的專案經理誰都會做

能夠評估並決定各項計畫外需求的處理方式
在使用者要求及專案資源間找到平衡點
承受使用者及專案團隊的壓力
才是本事和專案經理的價值
落寞

0
SunAllen
iT邦研究生 1 級 ‧ 2011-10-29 01:40:23

我以為是...只會罵人的專案經理誰都會做毆飛

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